Как менеджер гостиничных каналов, PMS и система бронирования работают вместе

Владельцам небольших отелей часто советуют “оптимизировать технологический стек”, но никто четко не объясняет, что на самом деле делает каждая система. Прежде чем подписать очередной контракт, многие ищут простое сравнение, например, программного обеспечения для управления гостиничными каналами, PMS и системы бронирования это разбивает стек на понятные роли и показывает, как части работают сообща, а не конкурируют за внимание.

В этой статье именно это и делается. В ней разделяются три основные системы, объясняется, где они пересекаются, и показано, как рассматривать их как единую витрину, а не как три отдельных проекта.

Три инструмента, три роли: простой обзор на английском языке

На высоком уровне:

• PMS (система управления недвижимостью) — это система внутреннего контроля отеля. Она обрабатывает бронирование, статус номеров, документы, платежи и отчетность. 
• Системой бронирования является интернет-магазин отеля. Она размещена на веб-сайте отеля и обеспечивает прямое бронирование. 
• Программное обеспечение Hotel channel manager управляет трафиком по внешним каналам. Это повышает цены и доступность для OTA и отменяет бронирование. 

Проблемы начинаются, когда какой-либо из этих инструментов пытается выполнять функции всех трех или когда владельцы ожидают, что одна система будет выполнять работу, которая на самом деле принадлежит другой.

PMS: внутренняя операционная система отеля

PMS — это повседневное рабочее место для сотрудников стойки регистрации и бэк-офиса. Это должно быть:

• Сохраняйте все бронирования из всех источников 
• Отслеживание пребывания гостей в отеле, их прибытия и отъезда 
• Храните информацию о типе номера и его статусе. 
• Управляйте документами, платежами и возвратом средств. 
• Составляйте ежедневные отчеты (о занятости, ADR, RevPAR, темп) 

Хороший PMS — это “источник информации” о том, что на самом деле происходит внутри здания. Он знает, какой номер занят, в каком номере грязно, и сколько нужно заплатить с каждого гостя. Он не вам не нужно беспокоиться о том, как список будет отображаться в конкретном OTA-сервисе; вот тут-то и пригодится программное обеспечение для управления гостиничными каналами.

Система бронирования: магазин прямого бронирования

Система бронирования — это программное обеспечение для бронирования жилья, которое размещено на собственном веб-сайте отеля. Его задача заключается в том, чтобы:

• Показывать гостям информацию о наличии свободных номеров и ценах в режиме реального времени 
• Позволяя им выбирать даты и тип номера. 
• Четко отображать общую стоимость (номер + налоги/сборы) 
• Соберите данные о госте и произведите оплату. 
• Введите подтвержденное бронирование в PMS. 

Система бронирования должна работать как простой интернет-магазин: искать, сравнивать, принимать решение, оплачивать. Обычно она получает информацию о наличии мест и ценах от PMS, а не от менеджера канала. Если эти потоки повернуть вспять, то, как правило, возникает путаница.

Программное обеспечение для менеджера гостиничных каналов: распределительный щит

Там, где система бронирования занимается прямыми продажами, программное обеспечение для менеджера гостиничных каналов занимается продажами сторонним компаниям через OTA и (иногда) метапоиск. Его основные задачи заключаются в том, чтобы:

• Получать информацию об инвентаре, тарифах и правилах от PMS 
• Передавать эту информацию по всем подключенным каналам (Booking, Expedia, Airbnb и т.д.) 
• Получать информацию о бронированиях, изменениях и отменах по этим каналам. 
• Возвращайте чистые и корректные бронирования обратно в PMS. 

Хорошо настроенное программное обеспечение для управления гостиничными каналами поддерживает равенство цен и правил на всех витринах магазинов. Это позволяет владельцам корректировать стратегию в одном месте, вместо того чтобы заходить в каждую OTA по отдельности. Без этого обновление тарифов и приостановка продаж происходят медленно и вручную, а перепродажи становятся более вероятными.

Как эти три элемента должны взаимодействовать друг с другом

При нормальной настройке процесс работы выглядит следующим образом:

1. В PMS хранятся основные данные: запасы, базовые ставки, ограничения и резервирование. 
2. Менеджер каналов считывает данные из PMS, распределяет их по внешним каналам, а затем отправляет резервирование обратно в PMS. 
3. Система бронирования также считывает информацию о наличии свободных номеров и ценах с PMS и отправляет в нее прямые заказы. 

PMS находится в центре. Два других инструмента выполняют функции витрин магазинов и маршрутизаторов трафика. Когда поставщики пытаются размыть эти роли, владельцам следует спросить: где находится реальный источник информации и какой системе разрешено перезаписывать какие данные? Если этот ответ неясен, ожидайте разногласий.

Контрольный список владельцев: вопросы, которые следует задать перед покупкой

При оценке любого программного обеспечения для управления гостиничными каналами, PMS или системы бронирования владельцы небольших отелей могут использовать нейтральный контрольный список:

• Источник информации: Какая система в конечном итоге контролирует запасы, тарифы и правила хранения? 
• Направление синхронизации: каким образом данные передаются между системами и как часто? 
• Скорость: Сколько времени требуется, чтобы изменения тарифов или ограничений появились на веб-сайте и в OTA? 
• Жизненный цикл бронирования: Когда бронирование оформляется, изменяется или отменяется по OTA, как это изменение отражается в PMS? 
• Ясность при оформлении заказа: соответствуют ли каталоги и счета-фактуры тому, что было обещано в системе бронирования или в объявлении OTA? 
• Роли и разрешения: Кто может изменять важные параметры, такие как налоги, политика и базовые ставки? 

Если поставщик не может ответить на эти вопросы простым языком, возможно, он не подходит для бережливого производства, ориентированного на собственника.

Общие болевые точки и то, какая система на самом деле ими владеет

Причиной многих ежедневных разочарований является то, что в них обвиняют не ту систему:

• Двойные заказы/перепродажи: обычно это проблема с сопоставлением каналов или синхронизацией между PMS и менеджером каналов, а не с системой бронирования. 
• Неправильные цены на OTA: часто из-за ручных изменений, внесенных непосредственно в OTA, а не в PMS, которые затем перезаписываются менеджером канала. 
• Сбивающие с толку таблицы: Как правило, проблема с конфигурацией PMS заключается в том, что сборы и налоги не соответствуют показаниям системы бронирования или OTA. 
• Гости видят разные правила на разных сайтах: проблема с контентом и согласованием правил между системой бронирования и списками OTA, которую менеджер канала не может решить в одиночку. 

Знание того, к какой категории относится проблема, помогает владельцам устранить первопричины, а не добавлять дополнительные инструменты.

Стратегия: использовать трио для повышения рентабельности

Цель небольшого отеля не в том, чтобы “подключить все и везде”. Цель состоит в том, чтобы:

• Сделать собственный веб-сайт отеля самым простым местом для бронирования (понятная стоимость и простой путь). 
• Стратегически используйте OTA-сервисы, чтобы заполнить пробелы и охватить новую аудиторию. 
• Убедитесь, что для каждого канала действует единая ставка и структура правил без ручного вмешательства. 
• Принимайте ежедневные решения, основываясь на кратком перечне цифр, а не на массиве данных. 

В этом контексте три инструмента поддерживают простую систему информирования: менеджер по продажам знает правду, система бронирования продает ее напрямую, а менеджер канала отображает ее в другом месте.

Нейтральная дорожная карта для небольших отелей

Для владельцев, которым нужен поэтапный подход, а не масштабный проект:

1. Проясните историю продажи: определите названия номеров, три основных тарифных плана и простые правила, изложенные простым языком. 
2. Стабилизируйте работу PMS: убедитесь, что она может четко отображать информацию и генерировать базовые ежедневные отчеты, которым вы можете доверять. 
3. Обновите или подключите систему бронирования: сосредоточьтесь на удобстве использования мобильных устройств, четких итогах и бесперебойной оплате. 
4. Добавьте или доработайте диспетчер каналов: централизуйте управление скоростью и правилами, затем тщательно протестируйте сопоставление с одним каналом, прежде чем расширять его до большего количества. 
5. Вводите ежедневный 10-минутный обзор: следите за загруженностью, ADR, отправкой и любыми ошибками синхронизации; выполняйте одно конкретное действие. 

На каждом этапе вопрос не в том, “Какую функцию можно добавить”. но “Какой системе должна принадлежать эта часть истории и как за ней следуют остальные?”

Итог

Для владельцев небольших отелей понимание программного обеспечения для управления гостиничными каналами, PMS и системы бронирования связано не столько с технологическими ярлыками, сколько с четким распределением ролей. Главный менеджер — это операционная система, система бронирования — это непосредственная витрина магазина, а менеджер канала — распределительный щит. Когда каждый играет свою роль и соблюдаются их границы, повседневная работа становится проще, а гости получают меньше сюрпризов. Владельцы обретают уверенность в том, что могут корректировать стратегию, не опасаясь последствий для сотрудников стойки регистрации.